O trabalho de recuperação da Massa Documental Acumulada da Universidade Federal do Paraná (UFPR), realizado pela Unidade de Arquivo e Atividades Auxiliares (UARQ), segue com o objetivo de organizar, tratar e destinar adequadamente os documentos ligados à Pró-Reitoria de Administração (PRA). A iniciativa, que começou em 2019, com as arquivistas Jane Pereira (in memoriam) e Angélica do Carmo Coitinho, busca não apenas preservar, mas também assegurar o acesso a documentos históricos de importância para a memória da instituição.
O processo de recuperação está ocorrendo com documentos que estão no subsolo do prédio histórico, localizado na Praça Santos Andrade, e abrange uma vasta quantidade de documentos que, inicialmente, totalizavam cerca de 3 mil caixas-arquivo, além de 1.000 caixas de papelão e pastas AZ. Estes documentos foram transferidos para a sede da UARQ, localizada no Campus Politécnico, onde estão sendo higienizados, identificados, avaliados e classificados.
Atualmente, 80% da massa documental já foi organizada, restando cerca de 1.000 caixas para conclusão dos trabalhos, que devem ser finalizados até dezembro de 2025. Como parte do processo, cerca de 500 caixas-arquivo serão eliminadas agora em fevereiro, seguindo as orientações do Arquivo Nacional.
Segundo o chefe da UARQ, Israel Gregório, os documentos encontrados durante o trabalho são de natureza diversa: “Nestes arquivos, encontramos uma variedade de tipos documentais, desde atas e relatórios até processos administrativos e documentos de guarda permanente, como termos de acordos e ações trabalhistas”, explica.
Além da recuperação documental, a UARQ também tem como missão a guarda e a difusão de documentos permanentes das unidades da UFPR, assim como a consultoria arquivística para os setores e departamentos da universidade sobre gestão documental e eliminação de documentos, conforme as normas e legislações vigentes.
Descoberta Histórica
O trabalho de recuperação revelou um achado surpreendente: um documento histórico que até então era considerado inexistente. Trata-se do processo de alteração do escudo da universidade, realizado em 1965, ano em que o Governo Federal sancionou a lei que transformava as universidades e escolas técnicas vinculadas ao Ministério da Educação e Cultura em instituições federais.
O documento encontrado inclui portarias do Ministério da Educação e Cultura (MEC), bem como esboços do novo escudo, que foram apresentados às comissões responsáveis pela alteração. Este achado, descoberto por João Pedro Salgado, aluno do curso de História e estagiário na UARQ, destaca a importância de preservar a memória da universidade. “Eu já mexi nas caixas durante a vistoria e encontrei documentos valiosos. O documento sobre o brasão é especialmente interessante, pois conta uma história que não está nos livros e até então ninguém tinha conhecimento”, revela João.
Uma das arquivistas da UARQ, Marcieli Brondani, compartilha o entusiasmo pela descoberta: “À medida que vamos abrindo as caixas, encontramos surpresas. É sempre um privilégio encontrar documentos históricos, embora nos preocupe que estivessem armazenados de forma inadequada. Poder recuperar essas informações é uma grande responsabilidade e uma honra”, afirma.
O trabalho da UARQ tem um papel fundamental na preservação da história da UFPR. Como destaca Israel Gregório, “uma instituição que não preserva sua memória não é uma instituição respeitada. A recuperação e organização dos arquivos acumulados representam o compromisso da universidade com a preservação da história e a continuidade do conhecimento”.
Manual de Orientação para Gestão Documental
Além da recuperação de documentos, a UARQ também criou um manual de orientações para os departamentos e setores da universidade que desejam organizar seus próprios arquivos. O manual abrange desde a limpeza e conservação dos documentos até a classificação e elaboração do espelho das caixas, uma ferramenta essencial para o controle do conteúdo.
Israel explica: “Percebemos que a universidade não tinha um manual claro sobre como organizar seus arquivos. Criamos um guia completo para facilitar esse trabalho, oferecendo suporte tanto teórico quanto prático. Nosso objetivo é garantir que todos entendam como organizar e preservar seus acervos de maneira adequada”, conclui.
Com a continuidade do projeto, a UARQ não apenas organiza e preserva documentos essenciais, mas também fortalece a memória institucional da UFPR.
O Manual da UARQ está disponível neste link.
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